Dalam pelaksanaan pemerintahan, Pemerintahan Desa selalu berhubungan dan berkoordinasi dengan pihak lain baik pemerintahan diatasnya, unsur dibawahnya maupun pihak swasta. Koordinasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk surat menyurat.

Surat yang masuk biasanya digunakan sebagai dasar mengambil tindakan dan kebijakan.  Oleh karena itu diperlukan pengarsipan yang baik sehingga jika kita membutuhkanya akan mudah mencarinya.

Dalam Pemerintahan Desa Karangtengah, surat masuk dibagi dalam 10 kategori yaitu :

  1. 000 Umum;
  2. 100 Pemerintahan;
  3. 200 Politik;
  4. 300 Keamanan dan Ketertiban;
  5. 400 Kesejahteraan Rakyat;
  6. 500 Perekonomian;
  7. 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan;
  8. 700 Pengawasan;
  9. 800 Kepegawaian; dan
  10. 900 Keuangan.

    Selain klasifikasi diatas, untuk mempermudah pencarian, surat perintah serta surat edaran diklasifikasikan terpisah.

    Menurut Perangkat Desa Karangtengah, Makhbub J., pengklasifikan surat mengacu pada Peraturan Bupati Purbalingga nomor 66 tahun 2016 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip dilingkungan Pemerintahan Kabupaten Purbalingga.

    Kemudian dalam pencatatan, pemerintah desa sedang mengupayakan sistem yang lebih baik

    ” Dalam hal pencatatan data surat masuk, masih memakai manual memakai buku”, ungkapnya

    ” Saat ini kami sedang mengajukan sistem pencatatan elektronik kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purbalingga”. Tambahnya

    Dengan memakai sistem elektronik diharapkan pengarsipan surat masuk akan lebih baik. )*boeb.